So findet ihr den optimalen Lohnproduzenten – Teil 2

Im ersten Teil seines Beitrags über den optimalen Lohnproduzenten für Food-Startups hat unser Experte und Mentor Christian Dieckmann von der Food-Beratung NUSO in seinem Gastbeitrag alle wichtigen Schritte der Findungsphase ausführlich erläutert. Jetzt geht es ans Eingemachte, nämlich die Festlegung der Vertragsdetails und sonstige Abmachungen.

Zahlungsbedingungen

Die erste Bestellung muss fast immer via Vorkasse gezahlt werden. Ab Bestellung zwei ist dann oft eine Zahlungsfrist von zwei bis vier Wochen üblich. Das ist aber natürlich immer Verhandlungssache und immer von Hersteller zu Hersteller unterschiedlich. Auch die Verhandlung über das Einräumen eines Skontos sollte schon so früh wie möglich geführt werden. Die Bereitschaft zum Einräumen eines Skontos ist aber auch immer unterschiedlich hoch und ebenfalls oft Verhandlungssache.

Logistik

Hier empfiehlt es sich, den Lohnhersteller mit der Beauftragung einer Spedition für die Abholung der fertigen Produkte zu betrauen, denn oft haben größere Hersteller schon Verträge mit Speditionen, die einen günstigeren Transport der Ware ermöglichen. Dennoch sollte man sich auch mal ein Angebot von ein oder zwei Speditionen geben lassen, um die Transportraten zu vergleichen.

Verpackung

Im Abnahmevertrag sollte festgelegt werden, in welche Verpackung aus welchem Verpackungsmaterial abgefüllt werden soll und wer sich um die Beschaffung des Verpackungsmaterials kümmern sollte. Wenn Umkartons für Verpackungseinheiten verwendet werden, dann sollte im Abnahmevertrag auch immer festlegt werden, wer diese stellt und wie viele Einzelverpackungen in einem Umkarton sollen. Auch sollte man nicht vergessen, wie die Umkartons gekennzeichnet werden sollen. Meistens wird hier ein kleiner Sticker mit der Produktbezeichnung, LOT-Nummer, dem Barcode und Mindesthaltbarkeitsdatum, sowie der Stückzahl und etwaigen speziellen Lagerbedingungen aufgebracht.

Füllmenge

Natürlich sollte irgendwo im Vertrag auch noch die Füllmenge der Verpackungen auftauchen. Hier sollte auch erwähnt werden, welche etwaigen Toleranzen noch geduldet würden. Die Fertigpackungsverordnung kann für die Toleranzen eine wichtige Richtschnur sein. Sie legt fest, wie viel Gramm von der angegebenen Füllmenge abgewichen werden darf.

Lead-Time/Lieferzeiten ab Bestellung

In einem Abnahmevertrag sollte auch festgelegt werden, welche Lieferzeiten vom Zeitpunkt der Bestellung eingehalten werden sollten. Dadurch lässt sich vermeiden, dass man nach hinten geschoben werden kann, wenn der Hersteller einen anderen Kunden bevorzugt. Dabei sollten etwaige Lieferzeiten für externe Rohstoffe und Verpackungsmaterialien berücksichtigt werden, denn es kann immer mal passieren, dass bei einer unerwartet großen Bestellung auch mal Rohstoffe oder auch Verpackungsmaterialien nachbestellt werden müssen und sich dadurch Lieferzeiten unerwartet verlängern.

Preis

Hier ist es üblich den Preis für 12 Monate festzuhalten. Natürlich kann man es immer versuchen das Ganze so weit wie möglich rauszuziehen, aber in Zeiten stark schwankender Rohstoffpreise ist es schwierig geworden den Preis über 12 Monate hinweg festzusetzen. Gleichzeitig kann es aber auch nachteilig sein, zu lange an einem Preis gebunden zu sein, wenn Rohstoffkosten fallen.

Preisstaffel: Versucht gleich Preise für unterschiedliche Produktionsmengen festzulegen, damit ihr sicher sein könnt, dass Ersparnisse des Herstellers beim Einkauf größere Rohstoff und Verpackungen auch euch zugutekommen.

Mitteilungspflichten

Nach jeder Produktion sollte euch der Hersteller am besten eine kurze Übersicht über den groben Lagerstatus (besonders für die kritischen Rohstoffe) geben, sodass ihr abschätzen könnt, ob ihr einen Rohstoff oder ein Verpackungsmaterial nachbestellen müsst. Falls der Hersteller die Beschaffung übernehmen soll, braucht man natürlich nicht unbedingt eine Mitteilungspflicht. Hier solltet ihr aber gewisse Mindestlagerbestände festlegen, sodass er ab Lagerstand X dann auch Rohstoffe oder Verpackungsmaterial nachbestellt und ihr nicht unnötige Verzögerungen habt. Bei der Bestellung durch den Hersteller macht es aber natürlich Sinn, dass ihr ihm dazu eine kurze Freigabe schicken müsst und er nicht auf eigene Faust einfach bestellt.

Externe Rohstoffe

Hier solltet ihr euch darauf beziehen, welche Rohstoffe von Extern kommen und von welchen Partnern in welchen Qualitäten diese bezogen werden sollen. Hier kann man sich dann auch auf Spezifikationen der Zulieferer beziehen, um die Qualität festzulegen.

Mindesthaltbarkeit

Hier solltet ihr festlegen, wie lange die Ware nach der Produktion und Auslieferung an euer Lager/Fulfillment Partner haltbar sein soll.

Laboranalytik

Klärt, welche Laboruntersuchungen wie häufig durch wen durchgeführt und bezahlt werden sollten. Dies kann besonders wichtig sein, wenn man am Rande von gesetzlichen Grenzwerten arbeitet. Das kann zum Beispiel bei Pflanzenextrakten oder auch beim Koffeingehalt oft der Fall sein.

Qualität

Welche Grenzwerte sind im Bereich Nährwerte, Pestizide, Mykotoxine, Mikrobiologie einzuhalten. Besonders bei Produkten mit Health Claims kann es wichtig sein, dass gewisse Nährstoffmengen eingehalten werden.

Scale-Up und Produktion

Wenn alles Vertragliche geregelt ist, steht der Produktion nichts mehr im Wege. Jetzt kommt nur noch darauf an, dass alle Rohstoffe und Verpackungsmaterialien zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.

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